Organizar uma festa — como um aniversário infantil ou uma celebração de fim de ano — requer muito planejamento, uma vez que é necessário levar em conta diversos fatores. Por isso, seu maior aliado nesse momento é uma checklist para eventos.
Com uma lista desse tipo em mãos, é possível enxergar com clareza tudo de que você precisará para realizar o evento em questão, o que lhe dá mais controle e ajuda a evitar imprevistos.
Pensando nisso, fizemos este post com algumas dicas básicas para que tudo saia como o planejado. Continue a leitura para descobri-las!
Conte com o auxílio de ferramentas
A planilha de Excel é excelente para gerenciar sua festa (orçamento, decoração, convidados etc.), mas existem outros aplicativos que facilitam bastante seu trabalho, principalmente a organização de todos os detalhes. Confira, a seguir, três deles com cadastro gratuito:
- Todoist: simples de ser utilizado, permite que você defina todos os passos de um evento;
- Google Keep: é excelente para a organização de fotos, listas e notas — funciona como um caderno virtual e pode ser compartilhado;
- Trello: criação de projetos a partir de listas, sendo possível ajustar seus prazos e data do evento, por exemplo, conforme for necessário.
Liste os itens básicos
Aqui, você entrará os dados que não podem ficar de fora da sua checklist para eventos, como os seguintes:
- nome do evento;
- data da realização;
- local;
- estimativa de público;
- cronograma de atividades;
- alimentos e bebidas;
- objetivo da festa.
Com essas informações definidas, é hora de identificar todas as atividades que precisarão ser realizadas para o bom andamento da celebração.
Distribua as tarefas
Enquanto estiver definindo as funções, separe-as por grupos de ação, etapa, urgência e fornecedores. Não se esqueça de descrever cada serviço de maneira bastante clara e objetiva, pois os detalhamentos devem ser feitos durante o planejamento do evento.
É necessário que sua lista indique o responsável por cada um dos afazeres — bem como a data de início dos trabalhos, o prazo de conclusão, a urgência e um campo para o status das tarefas.
Divida o checklist para eventos em antes, durante e depois
Essa é uma etapa importante para que você possa enxergar a dimensão do que foi planejado. Portanto, divida sua lista em três etapas:
- antes: essa é a parte de divulgação e confirmação de presença dos convidados;
- durante: acompanhamento de todas as tarefas que foram delineadas;
- depois: aqui você pode incluir o encerramento das atividades e organização do espaço, bem como o pagamento de fornecedores.
Compartilhe a checklist com todos os envolvidos
Essa é uma dica óbvia, mas que precisa ser reforçada — afinal, é a única maneira de garantir que seu planejamento seja efetivo. Certifique-se de que todos os envolvidos no processo estejam a par de suas obrigações e entendam o funcionamento do evento.
Para tanto, mantenha uma comunicação bastante clara com seus colaboradores e peça que eles sempre informem sobre os problemas que encontrarem, bem como sobre o andamento de suas funções.
Uma boa dica é criar um grupo de WhatsApp, pois é uma maneira prática de reunir todos os envolvidos. Então, será possível trabalhar com mais tranquilidade e resolver qualquer questão a tempo de evitar um conflito, por exemplo.
Lembre-se de que eventos costumam trazer uma carga alta de responsabilidades, daí a importância de se organizar e fazer todas as etapas descritas até aqui. Os dois maiores problemas de quem planeja uma festa são a falta de memória e aquelas pessoas que pulam um passo porque acham que darão conta de tudo. Uma lista de tarefas é importante exatamente para garantir que nada seja negligenciado, garantindo seu sucesso.
Agora que você já sabe como fazer uma checklist para eventos, compartilhe este post nas redes sociais com seus amigos, para que eles também aprendam a realizar uma comemoração sem imprevistos!